Scheda cliente per extension e laminazione ciglia

Prima visita e sedute successive: che cosa compilare

Prepara un fascicolo per la cliente e una nuova registrazione per ogni appuntamento. Conserva le sedute precedenti senza copiarne automaticamente le risposte: preferenze, condizioni delle ciglia, prodotti e decisioni possono cambiare. Il centro decide quali campi servono al proprio servizio; distinguere quelli necessari da quelli facoltativi evita che un modulo pieno sembri, da solo, una garanzia di sicurezza.

• Prima visita

  Che cosa registrare

  Nome o identificativo, contatto concordato, esito della consultazione, servizio e risultato realistico concordati. Annotare la versione dell’informativa fornita.

  Che cosa tenere distinto

  Dati di fatturazione, eventuali informazioni sulla salute necessarie, scelte sulle fotografie e sul marketing.

• Prima di ogni seduta

  Che cosa registrare

  Data, operatrice, servizio richiesto, cambiamenti pertinenti e decisione di procedere, modificare o rinviare.

  Che cosa tenere distinto

  La registrazione precedente resta leggibile; non precompilare “nessuna variazione”.

• Durante e alla fine

  Che cosa registrare

  Parametri effettivi, prodotti e lotti, cambi di prodotto o progetto, esito osservato, istruzioni consegnate e contatto eventualmente concordato.

  Che cosa tenere distinto

  L’accordo iniziale resta distinguibile da ciò che è stato realmente eseguito.

• Dopo la seduta

  Che cosa registrare

  Solo le comunicazioni pertinenti: data, richiesta della cliente, risposta o azione, responsabile ed esito.

  Che cosa tenere distinto

  Promozioni, recensioni e foto da pubblicare seguono le rispettive scelte facoltative.

Organizzare scheda tecnica, accordo, privacy e immagini

Puoi usare carta o un gestionale, purché i documenti siano collegabili e gli accessi siano limitati. Un codice cliente collega anagrafica, sedute, accordo sul servizio e scelte sulle immagini. Chi prepara un post deve ricevere soltanto la foto autorizzata e i limiti del suo utilizzo, senza aprire la scheda tecnica o leggere note riservate.

Nel fascicolo conserva la versione dei testi presentati e la data delle scelte. Per esempio, la consegna dell’informativa versione 3 e il consenso alla pubblicazione della foto F-024 sono due registrazioni diverse. Né la consegna dell’informativa né l’accordo sul trattamento estetico autorizzano da soli quel post.

Dati minimi ed esempio di una registrazione

Nella parte tecnica bastano i dati che permettono di riconoscere la cliente, ricostruire il lavoro e ricontattarla per quanto concordato. Evita di duplicare documento d’identità, indirizzo e codice fiscale se servono soltanto alla gestione amministrativa. Non chiedere profili social, password o una storia sanitaria generale.

Esempio con dati interamente fittizi: «Cliente C-024, nome Anna; contatto anna@example.test, email concordata per appuntamenti; 13/10/2026, operatrice Marta; refill one to one. Richiesta: mantenere l’effetto del set precedente. Valutazione tecnica: crescita e direzioni da controllare per zona. Decisione: rimuovere le extension cresciute da sostituire prima di completare il refill. Istruzioni consegnate: aftercare extension, versione 2». Il codice va collegato all’anagrafica in un archivio accessibile solo a chi ne ha bisogno.

Usa descrizioni osservabili: «ha chiesto due pause perché la posizione risultava scomoda» è più utile di «cliente difficile». Se la cliente riferisce qualcosa, distinguilo da ciò che osservi e dalla decisione che prendi. Un dato sanitario resta tale anche se preceduto da «riferisce».

Dalla consultazione alla decisione della seduta

Riporta l’esito della consultazione prima di extension o laminazione: servizio proponibile, modifiche concordate oppure rinvio con il motivo pertinente. Prima dell’appuntamento successivo verifica i cambiamenti che possono influire sul trattamento. Non trascrivere automaticamente un intero colloquio o chiedere a ogni refill l’elenco di tutte le terapie.

Se il produttore richiede un test preliminare, registra prodotto, lotto, data, modalità ed esito secondo le sue istruzioni. Non scrivere «assenza di allergia»: un esito negativo non garantisce che non si verifichino reazioni successive. Il test non sostituisce la valutazione della seduta.

Se mancano informazioni indispensabili per valutare la sicurezza, spiega quale decisione non puoi prendere e rinvia il servizio. Non insistere per ottenere dettagli superflui. L’accordo della cliente non supera le limitazioni del prodotto o i segnali che richiedono di fermarsi.

Extension: mappa, fibre, adesivo e refill

Registra tecnica, linea delle fibre, curvatura, diametro, lunghezze per zona e mappa dei due occhi, comprese le differenze intenzionali. Per ventagli e volume indica anche il tipo di ventaglio e le dimensioni delle fibre usate. Scrivere soltanto «volume naturale» non consente di ricostruire il set.

Per adesivo, detergente, preparatori, bonder o remover annota i prodotti effettivamente impiegati. Aggiungi temperatura e umidità quando servono al sistema e sono state misurate: «21 °C, 52%» può essere una registrazione fittizia di una misura, non un intervallo consigliato per ogni adesivo. Se non hai misurato un valore, non stimarlo per riempire il campo.

Al refill collega la seduta al set precedente: data, crescita osservata, extension rimosse o sostituite, zone con distacchi e mappa finale. Se stimi la retention, specifica come l’hai valutata e usa lo stesso metodo nei confronti. Non attribuire automaticamente i distacchi a ormoni o cure domestiche.

Laminazione: sistema, shield e tempi effettivi

Indica il sistema completo, lo shield usato su ciascun occhio, la direzione ottenuta e ogni prodotto applicato. Per ciascuna fase registra area, inizio della posa, rimozione e durata effettiva secondo il metodo di conteggio del produttore. Se i due occhi hanno tempi diversi, mantieni due righe riconoscibili. La scheda documenta l’esecuzione e non imposta minuti universali per sistemi chimici diversi.

Se aggiungi la tinta, registra tonalità, ossidante previsto, rapporto di miscelazione, lotti di entrambi e tempo effettivo. Se non la esegui, scrivi «tinta non eseguita». Per la sequenza tecnica fai riferimento alla laminazione professionale.

Annota le modifiche quando avvengono. Per esempio: «shield destro sostituito prima dell’applicazione delle lozioni perché non consentiva l’allineamento previsto». Se una fase viene interrotta, conserva quanto già eseguito e il motivo dello stop: non riscrivere il piano come se fosse stato completato.

Prodotti e lotti: una riga per ogni confezione usata

Il nome commerciale identifica il prodotto e la variante; il lotto identifica la produzione. Copia il lotto esattamente dalla confezione o dall’imballaggio a cui si riferisce. Non sostituirlo con la data della seduta, il numero della ricevuta o il tuo numero progressivo di flacone. La guida ISS all’etichettatura dei cosmetici distingue lotto, durata minima e PAO, cioè il periodo di utilizzo dopo l’apertura quando applicabile.

Tieni campi separati per apertura, scadenza riportata e PAO. L’apertura indica quando hai iniziato a usare quella confezione; il PAO si calcola da quella data e non prolunga una scadenza applicabile. Rispetta anche conservazione e altre limitazioni del produttore. Per adesivi e materiali che non sono cosmetici usa le rispettive etichette e istruzioni, senza presumere che abbiano tutti il simbolo del vasetto aperto.

Puoi tenere un registro prodotti comune e richiamarne il codice dalla seduta. L’esempio seguente usa nomi, lotti e date inventati e mostra quattro righe della seduta del 13/10/2026 per la cliente C-041. Non descrive un kit reale né tempi di posa da applicare.

• P-101 · Linea Esempio, lozione riducente, 5 ml

  Lotto della confezione

  RID-2609-A

  Apertura e limite indicato nell’esempio

  Aperta il 13/10/2026; PAO 6M: limite dopo apertura 13/04/2027, salvo altri limiti applicabili.

• P-102 · Linea Esempio, lozione neutralizzante, 5 ml

  Lotto della confezione

  NEU-2609-B

  Apertura e limite indicato nell’esempio

  Aperta il 13/10/2026; PAO 6M: limite dopo apertura 13/04/2027, salvo altri limiti applicabili.

• P-103 · Linea Esempio, tinta nera, 15 ml

  Lotto della confezione

  TIN-2608-C

  Apertura e limite indicato nell’esempio

  Aperta il 01/10/2026; scadenza riportata 31/12/2026.

• P-104 · Linea Esempio, ossidante per la tinta, 100 ml

  Lotto della confezione

  OX-2607-D

  Apertura e limite indicato nell’esempio

  Aperto il 01/10/2026; scadenza riportata 31/12/2026.

Nella scheda della seduta richiama tutti e quattro i codici, associandoli alle rispettive fasi. Una nuova confezione riceve un nuovo codice interno, anche se il lotto coincide, così resta riconoscibile la sua data di apertura. Se cambi confezione durante il lavoro, conserva entrambi i riferimenti e annota quando è avvenuto il cambio. Per le fibre registra linea, misure e lotto o riferimento disponibile del vassoio.

Se il lotto è solo sulla scatola, trascrivilo o fotografa l’etichetta prima di separarla dal prodotto. Se non riesci più a identificarlo, segna l’anomalia, separa la confezione da quelle pronte e chiedi al fornitore un riscontro; nel frattempo usa una confezione identificabile. Il registro non autorizza a usare materiale scaduto o contaminato. Dosaggio e gestione della confezione seguono il protocollo di igiene della postazione lash maker.

Accordo sul servizio e informativa privacy

L’accordo informato sul servizio estetico documenta ciò che avete discusso: trattamento, obiettivo realistico, passaggi, limiti, rischi pertinenti, alternative e possibilità di interrompere. Registra data, versione del testo e scelta della cliente. Una firma può documentare la scelta, ma non dimostra da sola che la tecnica sia corretta e non sostituisce la spiegazione o i controlli di sicurezza.

L’informativa privacy si fornisce prima di raccogliere i dati. Deve identificare il titolare e i contatti, finalità e basi giuridiche, destinatari o categorie di destinatari, eventuali trasferimenti, tempi o criteri di conservazione, diritti e modalità per esercitarli, compreso il reclamo al Garante. Deve chiarire anche quali dati sono necessari e le conseguenze del mancato conferimento. Il Garante descrive i contenuti dell’informativa; una firma per ricevuta non equivale a un consenso per ogni uso.

Per i dati ordinari necessari a prenotare ed eseguire il servizio può applicarsi la base contrattuale dell’articolo 6 del GDPR; per gli adempimenti fiscali si valuta l’obbligo di legge pertinente. Non chiedere un consenso generico per autorizzare qualsiasi gestione anagrafica. Il centro deve stabilire la base per ogni finalità prima della raccolta, come spiega il Garante sui presupposti di liceità.

Quando la base è il consenso, la scelta deve essere libera, specifica, informata, inequivocabile, dimostrabile e revocabile. Lascia le caselle vuote e distingui le finalità: servizio, eventuali dati sulla salute, foto pubbliche e promozioni non diventano un’unica autorizzazione. Conserva il testo mostrato, la scelta e la data.

Allergie e informazioni sulla salute: chiedere solo ciò che serve

Allergie, farmaci e condizioni oculari possono essere dati relativi alla salute, anche se annotati in una scheda estetica. Oltre alla base dell’articolo 6, il trattamento richiede una condizione applicabile dell’articolo 9 del GDPR. Il consenso esplicito è una delle condizioni previste, ma non rende necessaria una raccolta eccessiva. Il centro estetico non può assumere di applicare automaticamente le regole riservate alle finalità di cura dei professionisti sanitari.

Prima di inserire questi campi, fai verificare al consulente privacy la necessità concreta, la condizione giuridica e le protezioni. Elimina domande su tutte le patologie o tutti i farmaci. Quando è sufficiente registrare il rinvio, evita diagnosi, referti e fotografie di una condizione. Anche una breve nota che rivela il motivo sanitario del rinvio richiede la stessa valutazione, non diventa un dato ordinario perché è corta.

Per esempio, puoi chiedere se è cambiato qualcosa di pertinente al trattamento o se esistono indicazioni sanitarie da rispettare. Se emerge un dubbio che non puoi risolvere nel tuo ruolo, rinvia e invita la cliente a rivolgersi al professionista competente. Non interpretare terapie, non suggerire di sospenderle e non usare un campo obbligatorio per costringere a rivelare informazioni non necessarie.

Foto tecniche, formazione e pubblicazione

Prima dello scatto decidi a che cosa servirà. Una foto per confrontare la direzione delle ciglia resta nella documentazione interna, con necessità, base giuridica, accessi e conservazione definiti. Se una nota tecnica è sufficiente, non acquisire la foto per abitudine. L’invio a una formatrice introduce un’altra finalità o un destinatario da valutare; il post su Instagram richiede una scelta distinta per l’uso promozionale.

Il ritaglio degli occhi non garantisce anonimato: la persona può restare riconoscibile o essere collegata alla scheda, al nome del file o ad altre immagini. Usa codici, limita l’inquadratura e conserva separata la chiave che identifica la cliente. Una foto codificata ma ricollegabile alla persona resta un dato personale.

Per la pubblicazione indica foto, finalità, canali e periodo previsto. Esempio fittizio di scelte separate: «Foto F-024, portfolio del sito del centro: sì; profilo Instagram del centro: no; campagna fino al 30/11/2026, salvo revoca precedente». Quella data è la durata scelta per l’esempio, non un termine legale. Il modulo completo deve includere l’informativa e un contatto semplice per revocare; la cliente può rifiutare la pubblicazione senza perdere il servizio estetico.

Se revoca, registra la richiesta, blocca nuovi utilizzi e rimuovi la foto dai canali sotto il tuo controllo per cui era autorizzata, coinvolgendo anche chi li gestisce. Non promettere di cancellare ogni copia già salvata da terzi: spiega il limite e attiva le azioni applicabili. La revoca non rende illeciti gli usi precedenti validamente fondati sul consenso; se manca un’altra base per conservare quei dati, occorre cancellarli. Queste regole sono chiarite dalle linee guida EDPB sul consenso.

Conservazione e accessi: una regola per ogni finalità

Il GDPR non fissa un numero unico di anni per ogni scheda lash. Il centro deve documentare tempi o criteri proporzionati alle finalità, verificando gli eventuali obblighi specifici. Non estendere alla scheda tecnica un termine previsto per le fatture e non conservare tutte le foto perché potrebbero tornare utili.

• Per la documentazione tecnica definisci quali informazioni servono alla continuità del servizio, da quale evento decorre il periodo e quando riesaminare le schede inattive. Se occorre conservarne una parte per una contestazione, documenta il motivo e limita l’accesso a quella parte.

• Per una foto usata solo per una verifica tecnica, valuta la cancellazione quando la verifica è conclusa e la nota sufficiente è stata registrata, se non rimane un’altra finalità lecita. Le foto del portfolio seguono invece il periodo comunicato e le eventuali revoche.

• Per promozioni e dati amministrativi applica regole distinte. Registra anche chi esegue la cancellazione e come gestire esportazioni, copie e backup; un ripristino non deve rimettere in uso dati già da eliminare.

Con la carta usa un armadio chiuso e lascia sul piano solo la scheda della cliente presente. Nel digitale usa credenziali individuali, permessi per mansione, blocco dello schermo e backup protetti di cui sia verificabile il ripristino. L’operatrice accede alle informazioni utili al servizio; chi cura i social riceve le sole immagini autorizzate; chi fattura vede i dati amministrativi necessari.

Evita cartelle accessibili a tutto il personale, gallerie personali e gruppi chat con schede complete. Prima di scegliere un gestionale verifica ruoli del fornitore, accordo da responsabile del trattamento quando previsto, subfornitori, trasferimenti, esportazione e cancellazione. Prova con dati fittizi un account con permessi limitati e la procedura per recuperare o eliminare una scheda.

Richieste di accesso, rettifica o cancellazione

Indica nell’informativa un recapito funzionante e individua chi si occupa delle risposte. Quando arriva una richiesta, registra la data, verifica l’identità in modo proporzionato e cerca i dati nel fascicolo, negli archivi fotografici e nelle copie gestite dal centro. Non chiedere automaticamente un documento completo se l’identità è già accertabile con mezzi meno invasivi.

L’articolo 12 del GDPR richiede una risposta senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese; in caso di complessità o numero delle richieste è possibile una proroga di due mesi, comunicandola e motivandola entro il primo mese. La cancellazione ha condizioni ed eccezioni: se devi conservare alcuni dati per un obbligo o una difesa giuridica pertinente, spiega quali e perché, invece di negare tutto o eliminare tutto senza valutazione.

Per l’accesso prepara una copia comprensibile dei dati della cliente, proteggendo quelli di altre persone. Correggi le informazioni inesatte; quando è necessario conservare la traccia di un evento, aggiungi la rettifica senza far risultare ancora valido il dato errato. Tieni riservato anche il registro delle richieste.

Diario della seduta e indicazioni finali

Compila durante o subito dopo il lavoro. Distingui risultato estetico, comfort riferito al termine ed eventuali eventi: «direzione più uniforme» e «nessun disagio riferito alla chiusura» descrivono aspetti diversi e non garantiscono l’assenza di reazioni successive. Annota cambi, pause, prodotti sostituiti e azioni compiute, senza ricostruire tutto a memoria a fine giornata.

Aftercare: che cosa è stato consegnato

Registra versione e data delle istruzioni, formato e adattamenti concordati. Devono essere coerenti con servizio e prodotti: per le extension includi le indicazioni pertinenti su lavaggio e mantenimento. Chiedere alla cliente come gestirà le ciglia quella sera permette di chiarire un dubbio concreto; la sola firma di presa visione non prova la comprensione.

Scrivi canale e orari reali del centro per domande pratiche. Se consegni una nuova versione delle istruzioni, conserva il riferimento a quella ricevuta nella seduta precedente. Non usare l’aftercare come formula per attribuire alla cliente qualsiasi risultato insoddisfacente.

Follow-up e messaggi promozionali

Concorda se serve un contatto, per quale motivo e su quale canale. Un esempio organizzativo è: alla fine consegni le istruzioni; il giorno seguente invii, se concordato, un solo messaggio per chiarire eventuali dubbi su come seguirle; alla visita di manutenzione registri lo stato delle extension. Non è un calendario medico né un invito a raccogliere ogni giorno sintomi o fotografie.

«Ti ricordo l’appuntamento di domani alle 10» e l’invio delle istruzioni richieste sono comunicazioni di servizio. «Prenota questa settimana con il 20% di sconto» è una promozione. Per messaggi promozionali via WhatsApp o SMS occorre il consenso preventivo pertinente; il recapito usato per una prenotazione non lo sostituisce. Le linee guida del Garante sullo spam distinguono anche il soft spam: la limitata eccezione riguarda l’email raccolta nella vendita, per propri servizi analoghi, se la cliente è informata e non si oppone. Deve poter rifiutare facilmente e gratuitamente sia alla raccolta sia in ogni messaggio. Questa eccezione non si estende a WhatsApp.

Verifica il destinatario e usa messaggi brevi senza informazioni sanitarie nella notifica. Trasferisci nella scheda solo il riepilogo utile, gestendo le copie in chat secondo la procedura del centro. Registra un esito concreto: istruzione chiarita, appuntamento concordato o contatto concluso. Se non arriva risposta, annota «messaggio inviato, nessuna risposta ricevuta» e non dedurre che tutto sia andato bene; evita solleciti non concordati.

Segnalazioni dopo il trattamento e segnali urgenti

Se viene riferito un problema, interrompi eventuali trattamenti in corso e registra soltanto i dati necessari alla gestione: quando è arrivata la segnalazione, descrizione della cliente, servizio, prodotti e lotti già presenti in scheda, azioni compiute e indicazioni date. Non diagnosticare un’allergia e non proporre una nuova esposizione per verificarla. L’eventuale raccolta di ulteriori dati sulla salute richiede i presupposti e le protezioni descritti sopra.

Dolore intenso, alterazioni della vista, forte sensibilità alla luce (fotofobia), una lesione penetrante o un’esposizione a sostanze chimiche pericolose richiedono assistenza sanitaria urgente. Anche dolore meno intenso o irritazione persistente richiedono una valutazione sanitaria. In caso di prodotto nell’occhio, avvia subito il risciacquo con abbondante acqua pulita non calda, a flusso delicato, per almeno 20 minuti, seguendo le indicazioni del prodotto e dell’assistenza sanitaria. Non tentare di estrarre oggetti conficcati. Le indicazioni NHS sulle lesioni oculari spiegano i segnali d’allarme e il risciacquo. Non aspettare una risposta in chat e non ritardare l’assistenza per compilare la scheda o scattare foto.

Conserva confezione e riferimenti del prodotto e separa quello dubbio dalle confezioni in uso. Per un sospetto effetto indesiderabile da cosmetico, il Ministero della Salute mette a disposizione il percorso di cosmetovigilanza, accessibile anche a cittadini e operatori del settore. La segnalazione descrive un sospetto, non dimostra da sola il nesso causale. Non pubblicare dati o immagini della cliente per chiedere una diagnosi sui social.

Correzioni e controllo della scheda

Correggi gli errori rendendo riconoscibili autore, data e motivo. Su carta puoi barrare una voce con una linea leggibile e aggiungere la rettifica; nel gestionale usa la cronologia delle modifiche. Non sovrascrivere il lotto dopo un reclamo e non retrodatare un consenso. La conservazione delle versioni resta soggetta alle regole sui dati, non è un motivo per tenere ogni copia per sempre.

Controllo prima di archiviare la seduta

• La seduta è collegata alla cliente e all’operatrice, con data ed esito della consultazione.

• I prodotti usati rimandano alle confezioni corrette, con lotti e apertura distinguibili.

• Parametri, modifiche e istruzioni finali descrivono il lavoro effettivo.

• Le scelte sulle foto e sulle promozioni sono rintracciabili e separate dall’accordo sul servizio.

• Le note sono pertinenti, gli accessi limitati e il criterio di conservazione definito.

Domande frequenti sulla scheda cliente

Fonti e riferimenti

GDPR, Regolamento (UE) 2016/679: articoli 5, 6, 7, 9, 12, 13, 15, 16, 17, 25, 28 e 32 su finalità, basi giuridiche, diritti e protezione dei dati.

Garante: principi fondamentali del trattamento e informativa; attività promozionale e contrasto allo spam.

EDPB: linee guida 05/2020 sul consenso, con requisiti di libertà, specificità e revoca.

Regolamento (CE) 1223/2009 sui cosmetici, articolo 19 sull’etichettatura; ISS: etichettatura dei cosmetici; Ministero della Salute: cosmetovigilanza.

NHS: lesioni oculari, segnali urgenti e risciacquo.